اکثر پیمانکاران هزینه های نیروی کار را در سطح پروژه پیگیری می کنند. آنها تقریباً می دانند که برای یک کار چه چیزی خرج کرده اند، و اگر رقم نهایی نزدیک به تخمین باشد، پروژه موفقیت آمیز تلقی می شود. اما مجموع در سطح پروژه مقدار زیادی از اطلاعات را پنهان می کند که تعیین می کند آیا برآوردهای پیمانکار در طول زمان بهتر می شود یا در همان سطح دقت گیر می کند.
تفاوت بین پیمانکارانی که دقت مناقصه خود را بهبود میبخشند و پیمانکارانی که اغلب این کار را انجام نمیدهند به یک چیز برمیگردد: جزئیاتی که در آن کار را ثبت میکنند. ردیابی ساعات در برابر شماره پروژه به شما می گوید که در مجموع چه چیزی را خرج کرده اید. ردیابی ساعات در برابر کد هزینه به شما می گوید که هزینه انجام یک نوع کار خاص، تحت شرایط خاص سایت، با یک خدمه خاص چقدر است. این تمایز چیزهایی را که می توانید از هر شغلی که تکمیل می کنید بیاموزید تغییر می دهد.
چرا داده های سطح پروژه کافی نیست؟
پروژه های ساختمانی به دلایل زیادی از بودجه خارج می شوند. برنامه ریزی ضعیف، تغییرات طراحی، اختلال در عرضه و شرایط سایت، همگی نقش دارند. اما عملکرد نیروی کار در مقابل بودجه همواره یکی از قابل کنترل ترین متغیرها است و همچنین یکی از کم اندازه گیری شده هاست.
یک بررسی سیستماتیک منتشر شده در مجله Buildings توسط MDPI در دسامبر 2024، 66 عامل مازاد هزینه بهم پیوسته را که از 69 مطالعه با تاثیر بالا بین سالهای 2000 تا 2024 انجام شده بود، تجزیه و تحلیل کرد. این مطالعه نشان داد که برنامهریزی و نظارت ناکافی بر عملکرد نیروی کار بهطور پیوسته در بین انواع عوامل موثر بر هزینهها در پروژه به نظر میرسد. این تحقیق نظارت بر بهره وری ضعیف را به عنوان یک محرک مکرر شناسایی کرد، نه به این دلیل که نیروهای کار ضعیف عمل می کنند، بلکه به این دلیل که پیمانکاران اغلب فاقد زیرساخت های اندازه گیری برای تشخیص زودهنگام مشکلات سرعت هستند تا بتوانند بر اساس آنها عمل کنند.
هنگامی که ساعات کار فقط با کل پروژه در پایان دوره گزارش تطبیق داده می شود، سیگنال آنقدر خشن است که مفید نباشد. پروژه ای که 5 درصد بیش از حد نیروی کار را نشان می دهد تقریباً هیچ اطلاعاتی در مورد محل وقوع اضافه کاری ارائه نمی دهد. این می تواند در یک حوزه کاری، یک خدمه، یک فاز یا یک شرایط سایت متمرکز شود. بدون دادههای سطح کد هزینه، نمیتوان به این سؤال پاسخ داد و احتمالاً همان الگو در پروژه مشابه بعدی تکرار میشود.
این مشکل اصلی ردیابی در سطح پروژه است. به شما می گوید چه اتفاقی افتاده است، اما نه کجا و چرا. و بدون درک اینکه کجا و چرا، دادهها نمیتوانند پیشنهادات آینده را بهبود بخشند یا به تیمهای میدانی کمک کنند تا قبل از ترکیب بیش از حد، دوره را اصلاح کنند.
ردیابی کد هزینه در واقع چه چیزی را ثبت می کند
کد هزینه برچسبی است که یک ساعت کار یا هزینه مواد را به محدوده خاصی از کار در یک پروژه متصل می کند. میزان دقتی که ردیابی ارائه میکند به نحوه ساختار کدهای هزینه و میزان استفاده مداوم آنها در این زمینه بستگی دارد.
هنگامی که خدمه ساعات کاری خود را به کدهای هزینه در پایان هر شیفت اختصاص می دهند، و زمانی که این کدهای هزینه به کار خاصی که در آن روز انجام شده است گره خورده است، داده های حاصل داستانی متفاوت از کل پروژه را بیان می کند. این نرخ کار برای قرار دادن بتن در یک پیکربندی طبقه خاص، ساعات مورد نیاز برای خشن کردن برق در یک نوع ساختمان خاص، یا نحوه تغییر بهرهوری قاب دیوار خشک بین پیکربندیهای خدمه را به شما میگوید. با گذشت زمان، این داده ها به یک کتابخانه بهره وری اختصاصی تبدیل می شوند که از کار تکمیل شده خود پیمانکار ساخته شده است.
پیمانکارانی که به نرمافزار ردیابی بهرهوری ساختوساز نگاه میکنند متوجه میشوند که مهمترین ارزش نه از عملکرد ساعت-زمان به صورت مجزا، بلکه از توانایی مرتبط کردن ساعات کار تأیید شده به کدهای هزینه و مقادیر تولید روزانه ناشی میشود. این پیوند چیزی است که به داده های میدانی اجازه می دهد تا به شکلی که در واقع در بین پروژه ها قابل مقایسه باشد، به تخمین بازخورد داده شوند.
انجمن مدیریت مالی ساخت و ساز، اطلاعات هزینه شغلی را توصیف می کند که به موقع، دقیق و برای همه کارکنان در موقعیتی که بر هزینه ها تأثیر می گذارد، به عنوان استانداردی برای هزینه یابی موثر کار درک شود. با توجه به راهنمای CFMA در مورد هزینهیابی شغل در صنعت ساختوساز، اطلاعاتی که جمعآوری آن هفتهها یا ماهها طول میکشد ارزش خود را از دست میدهد زیرا توانایی واکنش سریع به شرایط در حال تغییر به شدت کاهش مییابد. دادههای سطح کد هزینه، که روزانه جمعآوری و بررسی میشوند، چیزی است که این پاسخگویی را ممکن میسازد.
چرا دانه بندی اهمیت دارد
بیش از حد نیروی کار در سطح پروژه به شما می گوید که چه اتفاقی افتاده است. بیش از حد در سطح کد هزینه به شما می گوید که کجا، در کدام محدوده و با چه نرخی. فقط نسخه دوم می تواند مانع از ظاهر شدن همان بیش از حد در پیشنهاد بعدی شود.
مشکل قابلیت اطمینان در داده های میدانی
ردیابی کد هزینه فقط زمانی کار می کند که داده های بدست آمده از میدان دقیق باشند. و دقت در داده های ساخت و ساز به شدت به نحوه و زمان ثبت آن بستگی دارد.
ساعات کاری وارد شده در پایان یک هفته، یا بازسازی شده از حافظه توسط سرکارگر که چندین خدمه را مدیریت می کند، نویزهایی را معرفی می کند که هدف ردیابی کد هزینه را تضعیف می کند. اگر ساعت به نزدیکترین کد موجود نسبت به کد صحیح اختصاص داده شود، یا اگر زمان بهطور پیشفرض به نزدیکترین نیم ساعت گرد شود، جزئیات ناپدید میشود. دادهها سازماندهی شده به نظر میرسند، اما دیگر آنچه را که واقعاً در محل کار اتفاق افتاده منعکس نمیکنند.
مقالهای از مجله Construction Business Owner که توسط متخصصان حسابداری در Marcum LLP نوشته شده است، اشاره میکند که مفروضات نادرست هزینه نیروی کار در مناقصههای ساختوساز یک مشکل دو طرفه ایجاد میکند: برآورد بیش از حد پیشنهادها را رقابتیتر میکند، در حالی که دست کم گرفتن باعث سود میشود. هر دو نتیجه به یک علت اصلی بازمیگردند: مفروضات بهرهوری که شرایط واقعی میدان را منعکس نمیکنند زیرا دادههای موجود از پروژههای گذشته به اندازه کافی قابل اعتماد برای استفاده به عنوان معیار نبودند.
رفع این مشکل مستلزم دو اتفاق است که همزمان اتفاق بیفتد. اول، ساختار کد هزینه باید به اندازه کافی ریز باشد تا تمایزات معنیداری را بین حوزههای مختلف کار نشان دهد. دوم، فرآیند ضبط زمان در میدان باید به اندازه کافی دقیق و به موقع باشد تا ساعت ها در واقع روی کدهای مناسب قرار گیرند. وقتی یکی از این شرایط وجود نداشته باشد، دیگری نمی تواند جبران کند.
پیمانکارانی که هر دو را حل میکنند، تمایل دارند که درمییابند که دادههای پروژه تاریخی آنها واقعاً برای تخمین مفید است، نه یک مرجع تقریبی که قبل از اعمال نیاز به تعدیل قابل توجهی دارد.
از کدهای هزینه تا نرخ خروجی خدمه
لایه بعدی اطلاعات مفید از جفت کردن ساعات کد هزینه با مقادیر تولید به دست می آید. ساعت ها به تنهایی ورودی را اندازه گیری می کنند. کمیت ها خروجی را اندازه گیری می کنند. نسبت بین این دو نرخ بهره وری است: چه مقدار کار یک خدمه در هر ساعت کار در شرایط واقعی سایت انجام می دهد.
این نرخ چیزی است که برآوردگران برای قیمت گذاری دقیق نیروی کار به آن نیاز دارند. نه ساعت ها در انزوا. یک جدول صنعتی عمومی نیست. اما نرخ خروجی خاصی که خدمه این پیمانکار در این نوع پروژه در این بازار با این پیکربندی خدمه معمولی به دست می آورند.
گرفتن این نرخ مستلزم آن است که هر دو عدد در یک سطح از ویژگی ثبت شوند. اگر ساعات به یک کد هزینه اختصاص داده شود اما مقادیر فقط در نقاط عطف پروژه وارد شوند، نرخ را نمی توان برای هر دوره کوتاهتر از خود پروژه محاسبه کرد. ورودی مقدار روزانه، متصل به همان کد هزینه که ساعات روزانه را ثبت می کند، چیزی است که یک معیار بهره وری قابل استفاده ایجاد می کند.
- ساعت ها و مقادیر باید در همان سطح کد هزینه ردیابی شوند تا نرخ بهره وری معنی داری ایجاد شود.
- ورود روزانه یک معیار در حال اجرا ایجاد می کند. ورودی ماهانه یک میانگین پروژه تولید می کند که تغییرات را پنهان می کند.
- نرخ خروجی خدمه بر اساس نوع محدوده، اندازه خدمه و شرایط سایت متفاوت است. ردیابی این متغیرها تنظیمات دقیق تری را در پیشنهادهای آتی امکان پذیر می کند.
- انحراف بین نرخ های خروجی تخمینی و واقعی، قابل مشاهده در سطح کد هزینه، اولین سیگنالی است که نشان می دهد یک محدوده از بودجه جلوتر یا عقب مانده است.
کارکرد دادههای کد هزینه در پروژهها
ارزش کامل ردیابی کد هزینه تنها زمانی متوجه می شود که بتوان داده ها را در چندین پروژه مقایسه کرد. داده های کد هزینه یک پروژه واحد یک نقطه داده است. ارزش دادههای کد هزینه دوازده پروژه، که به طور مداوم سازماندهی شدهاند، یک معیار است.
این مقایسه بین پروژه ها به یک ساختار کد هزینه سازگار بستگی دارد. اگر محدوده کاری یکسان در هر پروژه به طور متفاوت کدگذاری شود، ساعت ها را نمی توان جمع کرد. اگر کدهای هزینه با پیوستن یک مدیر پروژه جدید تغییر کنند، رکورد تاریخی شکسته می شود. پیمانکارانی که می خواهند یک کتابخانه بهره وری قابل استفاده بسازند باید ساختار کد هزینه خود را به عنوان یک استاندارد سازمانی در نظر بگیرند، نه تصمیم پروژه به پروژه.
همچنین به مکانیزمی برای نمایش داده ها پس از پایان پروژه نیاز دارد. سوابق میدانی که در گزارش محل کار یا یادداشتهای یک سرپرست باقی میمانند، هرگز به تیم برآورد کننده نمیرسند. پیمانکارانی که از سیستمهای یکپارچهای استفاده میکنند که ورود زمان میدانی را به گزارش کد هزینه به صورت مالی پروژه متصل میکند، در موقعیتی هستند که این اطلاعات را به طور سیستماتیک استخراج کرده و برای پیشنهاد بعدی در دسترس قرار دهند.
پیمانکارانی که این کار را به طور مداوم انجام می دهند مزیت ترکیبی ایجاد می کنند. هر پروژه بر اساس نوع محدوده و پیکربندی خدمه به کتابخانه ای از نرخ بهره وری تأیید شده اضافه می کند. هر پیشنهاد دقیق تر از آخرین پیشنهاد می شود زیرا از داده های بیشتری ساخته شده است. و هر مازاد بر نیروی کار که اتفاق میافتد، قابل ردیابی به یک کد هزینه و محدوده خاص است، و درک علت وقوع آن و نحوه جلوگیری از تکرار آن را آسانتر میکند.
سطح جزئیاتی که نتیجه را تغییر می دهد
ردیابی نیروی کار در سطح پروژه بهتر از عدم ردیابی است. اما ایجاد معیارهای بهرهوری که پیشنهادها را در طول زمان بهبود میبخشد یا به تیمهای میدانی دید لازم را میدهد تا قبل از ترکیب شدن، مشاهده کنند، کافی نیست.
ردیابی خروجی خدمه توسط کد هزینه، با مقدار تولید روزانه پیوست، چیزی است که سوابق میدانی را به ابزاری برای یادگیری سازمانی تبدیل می کند. دانه بندی نکته است. این چیزی است که داده های تاریخی را در بین پروژه ها قابل مقایسه می کند، چیزی است که نرخ بهره وری را از روی کار واقعی قابل محاسبه می کند، و چیزی است که به پیمانکاران اطلاعاتی را می دهد که برای قیمت گذاری کار با اطمینان به جای تخمین نیاز دارند.
پیمانکارانی که در آن سطح از نظم و انضباط دادههای میدانی سرمایهگذاری میکنند، تمایل دارند متوجه شوند که بازده در طول زمان انباشته میشود. پیشنهادات بهتر بودجه های دقیق تر نیروی کار دیده شدن زودتر به واریانس سطح دامنه. و مجموعه رو به رشدی از دادههای عملکرد که متعلق به سازمان است، از روی کاری که در واقع انجام میدهد ساخته شده است.
