من سعی میکنم «تفکر ناب» را در تمام جنبههای زندگی به کار ببرم، نه فقط برای کار و مطمئناً نه فقط در پروژههای ساختمانی (اگر زمانی با من ملاقات کردید، از من بخواهید که به شما بگویم چگونه فهرست خواربار هفتگی خانوادهام را مدیریت میکنم). وقتی سعی میکنید تفکر ناب را در دیگران الهام بخشم، آنها را تشویق میکنم که چیزی را انتخاب کنند که آنها را آزار میدهد – مهم نیست چه چیزی باشد – و از آنجا به سمت عقب حرکت کنند. هدف آسانتر کردن زندگی با کاهش ضایعات و/یا ارزش افزوده است. یافتن راههایی برای سادهسازی فرآیند با تسریع یا حذف مراحل و جابجاییها تا جایی که ممکن است.
در اینجا یک مثال واقعی است. جلسات سایت من را با مشکل مواجه می کند. اغلب آنها دیر شروع و پایان می دهند. معمولاً هیچ دستور کار وجود ندارد – یا اگر وجود داشته باشد، ممکن است بدون ساختار باشد. یادداشتهای جلسه و آیتمهای اقدام تار هستند، به موقع برای شرکتکنندگان ارسال نمیشوند، و هیچکس تا 10 دقیقه قبل از جلسه بعدی به آنها نگاه نمیکند (که احتمالاً به این معنی است که آنها کامل نشدهاند).
با در نظر گرفتن این نکات دردناک، نحوه برگزاری جلسات خود را تغییر دادم که منجر به بهبود قابل توجهی در اثربخشی جلسات من شد. بازخورد مشتریان و همکاران بسیار مثبت بود. نکات زیر چند پیشنهاد کاربردی و آسان برای اجرا برای بهبود جلسات شما ارائه می دهد:.
1. هدف جلسه را بیان کنید
در بالای دستور جلسه خود، هدف را بیان کنید. هدف باید پاسخ دهد که ما برای بحث در مورد چه چیزی حاضریم، چه راه حل هایی را در نظر داریم ارائه دهیم، و چه تصمیماتی خواهیم گرفت. این به محدود کردن تمرکز جلسه کمک می کند.
2. برای هر موضوع دستور کار زمانی اختصاص دهید
تقسیم هدف جلسه به موارد دستور جلسه به شما این امکان را می دهد که زمان جلسه را تقسیم کنید، و برای هر موضوع دستور جلسه تعداد دقیقه مشخصی در نظر بگیرید. بعید است که جلسه بیش از حد برگزار شود، زیرا برای کارایی مشخص شده است، و همه واضح هستند که برای هر مورد چقدر زمان دارند.
3. یک نگهدار، یادداشتبر، تسهیلکننده تعیین کنید
اگر میخواهید به ساعت احترام بگذارید، به کسی نیاز دارید که مسئول آن باشد. زمان نگهدار زمان تخصیص داده شده را ردیابی می کند و زمان واقعی استفاده شده را مستند می کند. یادداشتبر وظیفه ثبت موارد اقدام و یادداشتهای جلسه را بر عهده دارد و تسهیلکننده مدیریت کل فرآیند را بر عهده دارد.
4. به موقع شروع کنید، به موقع تمام کنید
منتظر سرگردانان نباشید – به موقع شروع کنید. هنگامی که مردم یاد بگیرند که شما منتظر آنها نیستید، تلاش بیشتری می کنند تا به موقع آنجا باشند. با رعایت برنامه خود به وقت همه احترام بگذارید و اجازه ندهید موارد جانبی یا مکالمات جلسه شما را از مسیر خارج کنند. برای هر موضوع/مساله ای که خارج از محدوده جلسه است اما نیاز به بحث بیشتر دارد از پارکینگ استفاده کنید.
5. یادداشت های جلسه -در مقابل- موارد اقدام را متمایز کنید
“چه کسی چه گفت” با “چه کسی باید چه کاری را تا کی انجام دهد” متفاوت است – شما می خواهید یادداشت گیر شما هر دو را به طور جداگانه ردیابی کند تا تفاوت مشخص شود و موارد اقدام از بین نرود.
6. تعیین مسئولیت ها و تاریخ مقرر برای موارد اقدام
مواردی که نیاز به مراقبت، پاسخ، آموختن یا پیگیری دارد باید به افراد خاصی اختصاص داده شود. این موارد اقدام را با نام طرف مسئول مستند کنید. همانطور که هر یک مشخص شد، تاریخ تحویل مورد انتظار را روشن و مشخص کنید.
7. هدف جلسه بعدی را بیان کنید
هنگام پایان دادن به این جلسه، برنامه خود را برای جلسه بعدی تنظیم کنید. اکنون هدف را با همه افراد حاضر در اتاق بیان کنید تا با هم موافق باشید و انتظارات مدیریت شوند.
8. زمان، تاریخ، تسهیل کننده، یادداشت گیر و نگهدار جلسه بعدی را تعیین کنید.
هرچه در اینجا کار بیشتری انجام دهید تا همه چیز را برای جلسه بعدی خود تنظیم کنید، برای همه آسان تر خواهد بود. نقش ها را بچرخانید تا افراد مختلفی در هر جلسه قسمت های مختلف را مدیریت کنند. این همچنین به ایجاد همدلی برای نقش های درون تیم کمک می کند.
9. ارزیابی سریع Plus/Delta در جلسه انجام دهید
در پایان یک دقیقه یا کمتر برای اجرای Plus/Delta وقت بگذارید. به علاوه = چه خوب بود; دلتا = آنچه باید تغییر کند/ بهتر انجام شود. بپرسید: آیا ما در مسیر خود باقی ماندیم؟ شروع/پایان به موقع؟ آیا ما به هدف خود رسیدیم؟ آیا مراحل بعدی را روشن کردیم؟ همه شرکت کردند؟ آیا این زمان به خوبی سپری شد؟ برای بهبود این روند برای جلسه بعدی چه کاری می توانیم انجام دهیم؟ به Plus/Deltas در صورتجلسه توجه کنید.
10. یادداشت های جلسه را به صورت زنده کامل کنید و بلافاصله بعد از آن ارسال کنید
از آنجایی که شما صورتجلسات، یادداشتها و موارد اقدام را همانطور که اتفاق افتاده است، ضبط کردهاید، سند نهایی برای توزیع در پایان جلسه آماده است. چند دقیقه برای مرور صورتجلسه ها وقت بگذارید، در صورت نیاز جزئیات بیشتری اضافه کنید و سپس ارسال کنید. شرکت کنندگان شما در زمانی که جلسه هنوز تازه است و موارد اقدام به وضوح تعریف شده است، صورتجلسه را دریافت خواهند کرد. همه از تاریخ و هدف جلسه بعدی و اینکه چه کسی باید قبل از جلسه مذکور چه کاری را انجام دهد آگاه است.
با روحیه بهبود مستمر، میدانم که هرگز با ایجاد تغییرات در این فرآیند “تمام” نخواهم شد و هر جلسه جدید جزئیات کوچکی را به همراه دارد که جلسه بعدی را بهتر میکند. بازخوردی که دریافت کردهام به من میگوید که به چیزی علاقهمندم و امیدوارم الهام بگیرید که به جلسات خود نگاه کنید و چگونه آنها را لاغرتر کنید. اگر میخواهید یک کپی از الگوی دستور جلسه من بخواهید، اینجا را کلیک کنید.
